Jeśli inicjujesz rozmowę i nie znasz w ogóle rozmówcy.
Podobnie jak powyżej warto przygotować listę celów rozmowy i kartkę do notatek. Nic bardziej nie irytuje współrozmówcy jak poszukiwanie przez ciebie miejsca do zapisek i przerywanie mu myśli. Przy rozmowie z kobietą staraj mówić łagodnie i równym tonem głosu. Nie zmieniaj zbyt często tempa. Jeśli rozmowa staje się bezcelowa i nie masz więcej argumentów, podejmij kroki w celu pozyskania danych o osobie, która może dysponować potrzebnymi informacjami. W żadnym razie nie dawaj nikomu do zrozumienia, że jest niekompetentny. Zapisane podczas połączenia nazwisko i stanowisko ułatwi ci odnoszenie się do osoby po nazwisku, raczej nie po imieniu. Dla bezpieczeństwa unikaj sprowadzenia rozmowy do poziomu flirtu lub zbytniego spoufalenia. Jeśli rozmówca narzeka, pozwól mu chwilę mówić i delikatnie zmień temat. Po zakończeniu rozmowy podziękuj i pochwal użyteczność przekazanych danych. Po odłożeniu słuchawki spróbuj przenieść pozyskane dane o osobie, z którą rozmawiałeś , aby móc je wykorzystać w ewentualnych kolejnych rozmowach z tą osobą.

Jeśli odbierzesz telefon i musisz komuś przekazać informacje.
Wysłuchaj początku rozmowy szczególnie uważnie i spróbuj zapamiętać lub zanotować dane osoby dzwoniącej. Twoje odpowiedzi muszą być krótkie i treściwe, ale nie lakoniczne. Jeśli rozmówca unika podania swoich danych, a masz podejrzenia, że udzielenie odpowiedzi może być dla ciebie niekorzystne, staraj się usłyszeć rodzaj emocji rozmówcy, wprowadzając wątek poboczny. Zdenerwowanie w głosie oznacza jakiś fortel lub ukryte motywy prowadzenia rozmowy. Wówczas możesz udzielić odpowiedzi wymijających lub sprzecznych. Nie urywaj dyskusji, jeśli nie potrafisz udzielić odpowiedniej odpowiedzi, zaznacz to wyczekująco ten fakt. Jeśli osoba będzie wymagać od ciebie wskazania osoby posiadającej odpowiednią wiedzę , możesz to zrobić pod warunkiem, że wiesz, iż kolejny rozmówca będzie chętny do pomocy. Staraj się wiernie podać dane kolejnego rozmówcy, gdyż inaczej osoba, która raz do ciebie zadzwoniła niechybnie będzie cię nękać dalszymi telefonami. Jeśli rozmówca kończy rozmowę pozdrowieniami, natychmiast im zawtóruj. Jeśli Cię chwali za pomoc, spróbuj delikatnie umniejszyć swoją rolę i bądź skromny. Taka reakcja w przyszłości ułatwi kolejne kontakty z rozmówcą. Po skończonej rozmowie, jeśli masz wrażenie, że rozmówca może być dla ciebie istotny koniecznie przenieś pobierze notatki do notatnika wraz w wyrywkowymi uwagami na temat pobocznych informacji, jakie rozmówca zawarł w swoich zapytaniach. Punkty takie możesz wykorzystać wtedy, gdy to ty będziesz inicjował rozmowę.

Uwagi i spostrzeżenia

• •Uoagolnione zasady efektywnego wykorzystania czasu połączenia telefonicznego. Tanio, szybko nie zawsze znaczy efektywnie.