Czy rozmowa prowadzona przez telefon jest rzeczywiście tak prosta? Czy wystarczy powiedzieć tylko „halo”, by móc mówić, że rozpoczęła się rozmowa? Otóż nie. To nie wszystko. Na dobry dialog przez telefon składa się wiele gestów, słów i całej filozofii myślenia. W poniższej poradzie chcę pokazać, na co należy zwracać szczególną uwagę, aby rozmawiać przez telefon zrozumiale i mieć z tego satysfakcję.

1

Dzwoni telefon, to nie odbieraj go natychmiast

Zrób głęboki oddech i przystąp do rozmowy telefonicznej.

Każda rozmowa telefoniczna rozpoczyna się od niespodziewanego dźwięku telefonu, który potrafi wprawić w zakłopotanie. Przez mózg przechodzą w jednej chwili różne myśli, czy odebrać, kto to może dzwonić i w jakiej sprawie. Zazwyczaj biegniesz do telefonu, bo nie masz go w zasięgu ręki i od razu odbierasz rozmowę. Tutaj pojawia się pierwszy błąd w podejściu do przeprowadzenia rozmowy telefonicznej. Twój głos przez słuchawkę brzmi bardzo dziwnie, bo jeszcze nie zdążyłeś ochłonąć przy tym, jak śpieszyłeś się z drugiego końca pomieszczenia na dźwięk telefonu. Ważną rzeczą jest, aby mieć spokojny ton głosu i umieć nim pokierować. Za drugim lub trzecim sygnałem telefonu możesz go odebrać. Przerwa pomiędzy kolejnymi sygnałami dzwonka, to czas, aby wziąć głęboki oddech i uspokoić swoje emocje. Na pewno rozmowa przebiegnie wtedy w przyjemniej atmosferze i będzie zrozumiana przez obie strony.

2

Odbierz telefon i nie mów „halo”

W rozmowie telefonicznej staraj się wyraźnie mówić przez słuchawkę.

W kontaktach prywatnych z przyzwyczajenia mówisz przeważnie do telefonu „halo” lub „słucham”. Niestety ten styl nie dotyczy kontaktów zawodowych. W takiej sytuacji rozmowę telefoniczną rozpoczynasz od podania nazwy firmy lub działu, w którym pracujesz i przedstawienia się – taka obowiązuje formuła grzecznościowa i należy się jej trzymać. W dalszej części pytasz, w jakiej sprawie ktoś dzwoni i jak możesz mu pomóc, czyli starasz się wyjść naprzeciw swojemu rozmówcy. Ważne jest, aby uzyskać jak najwięcej informacji, które pomogą właściwie połączyć z właściwą osobą lub poprosić ją do telefonu a także rozwiązać określony problem rozmówcy.

3

Zawsze staraj się uśmiechać przez telefon

Uśmiechaj się w każdej chwili, gdy rozmawiasz przez telefon.

Uśmiech jest zaraźliwy, więc przekazuj go dalej innym. Dobry humor i pozytywne nastawienie do rozmówcy zależny jest właśnie od tego uśmiechu, który oferujesz przez telefon. Inaczej brzmi Twój głos. Wydaje się być bardzo przyjazny dla otoczenia. Uśmiechając się, rozluźniasz swoje mięśnie i mniej się denerwujesz. Rozmowa musi brzmieć pewnie ale nie może w niej być miejsca na strachliwy i niepewny głos. Oczywiście to zależy od tematu, który przebiega pomiędzy rozmówcami. Zawsze towarzyszą emocje, lecz niekonieczne muszą być one pozytywne i dlatego tak ważne jest nastawienie do rozmówcy. Niby taki uśmiech nic nie znaczy. Zastanawiasz się, czemu ja to piszę, aby ten promyk uśmiechu pojawił się, gdy rozmawiasz.
Wiesz, że przecież i tak nikt tego nie zobaczy. Tak, zgadzam się z Twoim zdaniem, ale wyczuje Twoje nastawienie i będzie wiedział, czy warto rozpoczynać z Tobą rozmowę.

4

Nie rozpraszaj się innymi rzeczami podczas rozmowy telefonicznej

Poświęć swoją uwagę przez telefon tylko swojemu rozmówcy.

Jedną z najważniejszych zasad dobrego porozumiewania się zarówno w kontaktach bezpośrednich jak i tych pośrednich przy pomocy różnych środków komunikacji jest uważne słuchanie drugiej osoby. W czasie, w którym prowadzisz rozmowę telefoniczną nie oglądaj stron internetowych, nie odpowiadaj na pytania innych. To zachowanie jest bardzo nieprofesjonalne. Do tego świadczy o braku kultury, a co gorsza, poszanowania samego rozmówcy i jego czasu. Wydaje się Tobie, że tego nie widać, co robisz, ale bardzo mylisz się, gdyż Twój rozmówca wyczuje, że nie poświęcasz się w stu procentach jemu tylko zupełnie inne rzeczy Cię absorbują. Twój głos się rozmywa, zaczynasz się gubić w temacie i nie wiesz, co rozmówca powiedział. To może zaowocować nieprzyjemnymi konsekwencjami w pracy lub pominiesz coś w rozmowie ważnego dla istoty sprawy. Gdy rozmawiasz przez telefon, to bądź skupiony przede wszystkim na jednym temacie, który został poruszony przez Twojego rozmówcę.