Akta pracownicze należy prowadzić z uwzględnieniem Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.
Dla każdego pracownika powinna być przewidziana osobna teczka składająca się z trzech części. Najlepiej jest kupić gotowy skoroszyt, który jest już podzielony na część A, B i C.
Dokumenty należy przechowywać chronologicznie. Na każdym dokumencie w prawym górnym rogu należy umieścić numer porządkowy i od razu wpisać daną pozycję na liście, która to lista znajduje się na początku każdej części. Spis pozycji powinien być wypełniany w sposób czytelny i trwały. W aktach osobowych należy unikać poprawek, korektorowania i skreśleń.

Część A:
W części A umieszczamy dokumenty związane z ubieganiem się o pracę i przyjęciem pracownika do pracy:
-kwestionariusz osobowy
-dokumenty poświadczające kwalifikacje zawodowe wymagane na danym stanowisku pracy
-świadectwo ukończenia ostatniej szkoły
-świadectwa pracy
-kserokopię książeczki wojskowej w przypadku mężczyzn
-zaświadczenia z urzędu pracy o okresach pobierania zasiłków dla bezrobotnych
-zaświadczenie lekarskie dopuszczające daną osobę do pracy na danym stanowisku
-kserokopię prawa jazdy w przypadku zatrudnienia kierowcy czy przedstawiciela handlowego.

Część B:
W części B umieszczamy dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia w danej firmie:
-umowa o pracę
-informacja uzupełniająca do umowy
-zaświadczenie o odbyciu wstępnych szkoleń bhp
-oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
-oświadczenia lekarskie potwierdzające przeprowadzenie badań okresowych
-dokumenty potwierdzające udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego lub bezpłatnego
-umowy o zakazie konkurencji.

Część C:
W części C umieszczamy dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy:
-świadectwo pracy
-wypowiedzenie umowy o pracę.

Należy pamiętać także o tym, że w aktach osobowych przechowujemy tylko i wyłącznie kopie dokumentów (pracodawca nie może przechowywać w firmie oryginałów dokumentów pracownika takich jak: świadectwa pracy czy świadectwa ukończenia szkoły).

Gdy ten sam pracownik zostaje ponownie zatrudniony w tej samej firmie po przerwie, nie trzeba zakładać mu nowej teczki. Natomiast konieczne będzie aktualne zaświadczenie lekarskie i ponowne przeszkolenie z zasad BHP. Pracownik powinien także złożyć nowy kwestionariusz osobowy.

Nie ma już obowiązku pobierania od pracownika oświadczenia o figurowaniu w rejestrze bezrobotnych. Pracodawca nie musi także już informować Urzędu Pracy o zatrudnieniu bezrobotnego.

Dokumentację płacową a także akta osobowe pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat.

Należy pamiętać, że w razie jakichkolwiek wątpliwości, co do prowadzenia akt osobowych zawsze można skorzystać z bezpłatnych porad prawnych, które udzielane są przez wszystkie oddziały Inspekcji Pracy mieszczące się w byłych miastach wojewódzkich. Numery telefonów i godziny dyżurów można odszukać w Internecie.

opis porady