Urząd Gminy/Miasta: Wpis do ewidencji działalności gospodarczej

[Potrzebne dokumenty: dowód osobisty]

Pierwszym krokiem, przybliżającym nas do założenia własnej firmy, jest wizyta w Urzędzie Gminy. Składamy tam wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. We wniosku podajemy m.in.: nazwę firmy, imię i nazwisko właściciela, jego adres zameldowania, rodzaj planowanej działalności (PKD; lepiej podać więcej niż mniej), miejsce wykonywania działalności oraz faktyczną datę rozpoczęcia działalności (należy uwzględnić czas potrzebny na załatwienie wszystkich formalności). Procedura trwa około 1-3 tygodnie. Należy się wówczas zgłosić po dokument potwierdzający wpis naszego przedsiębiorstwa do ewidencji. Taki dokument otrzymują również GUS, US oraz ZUS.

Uwaga: Każdą zmianę podanych we wniosku danych należy zgłosić w Urzędzie najpóźniej w ciągu 14 dni od zaistnienia zmiany.

Pieczątka firmowa

[Potrzebne dokumenty: dowód osobisty oraz wpis do ewidencji działalności gospodarczej mogą się przydać, ale z reguły nie są obowiązkowe]

Następnie wyrabiamy sobie pieczątkę firmową. Będzie nam potrzebna m.in. w banku przy zakładaniu konta. Powinny się znaleźć na niej: nazwa firmy, adres, NIP oraz REGON. Opcjonalnie możemy umieścić tam również adres e-mail oraz stronę www, a także logo. Koszt najprostszej pieczątki to około 25-30 PLN, a czas oczekiwania to zazwyczaj zaledwie jeden dzień.

Konto firmowe

[Potrzebne dokumenty: dowód osobisty, ksero wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, ksero potwierdzenia nadania numeru REGON (oryginały wymienionych dokumentów do wglądu), pieczątka]

Wizyta w banku to kolejny krok, który przybliża przedsiębiorcę do założenia jego własnej firmy. Tutaj składamy wniosek o założenie konta bankowego. Przed podjęciem decyzji, warto porównać oferty kilku banków i zdecydować się na ten, który w największym stopniu odpowiada naszym wymaganiom oraz jest relatywnie najtańszy (koszt prowadzenia rachunku, przelewy, wypłaty z bankomatów itd.). Pamiętaj, żeby uważnie przeczytać umowę, którą podpisujesz z bankiem. W ten sposób możesz uniknąć później zbędnych nieprzyjemności.

Urząd Skarbowy: Numer Identyfikacji Podatkowej

[Potrzebne dokumenty: akt własności lokalu, w którym będzie prowadzona działalność gospodarcza; oryginały wcześniej wydanych dokumentów mogą się przydać]

Gdzie działalność gospodarcza, tam nie obędzie się bez Urzędu Skarbowego. Musimy w nim zgłosić fakt rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz złożyć wniosek o nadanie lub aktualizację numeru NIP. Jeżeli posiadamy już NIP jako osoba fizyczna, zostanie on tylko zaktualizowany, jako że numer ten nadawany jest tylko raz w życiu. Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą składają wniosek na formularzu NIP-1.

W US należy zadeklarować również, czy będziemy płatnikami podatku VAT, czy też nie. Jeżeli decydujemy się być VAT-owcami, składamy wniosek na druku VAT-R. Musimy się wówczas liczyć z opłatą w wysokości 170 PLN.

Trzeba przemyśleć również na jaką formą płacenia podatku dochodowego się decydujemy. Mamy do wyboru: księgę przychodów i rozchodów (opodatkowanie na zasadach ogólnych), kartę podatkową oraz ryczałt ewidencjonowany.

Informujemy ponadto US czy będziemy rozliczać się samodzielnie, czy też zlecimy to wybranemu biuru rachunkowemu.

Uwaga: US nie ma prawa wymagać od nas numeru konta bankowego do momentu, aż firma nie zacznie osiągać przychodów, w praktyce więc lepiej najpierw udać się do Urzędu Skarbowego, a dopiero później do banku, który wymaga z kolei numeru NIP.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych: Zgłoszenie płatnika składek oraz osób ubezpieczonych

[Potrzebne dokumenty: wszystkie uzyskane wcześniej]

Już praktycznie krok dzieli nas od dopełnienia wszystkich formalności. Jeszcze tylko wizyta w ZUSie. Mamy na to 7 dni od momentu rozpoczęcia wykonywania działalności. W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych wypełniamy formularze: ZFA (zgłoszenie płatnika składek), ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia osoby ubezpieczonej, gdy nowa firma jest jedynym miejscem zatrudnienia) lub ZZA (gdy już mamy inną pracę i zarabiamy powyżej średniej krajowej; zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego). Następnie co miesiąc musimy opłacać składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, zdrowotne, wypadkowe oraz opcjonalnie chorobowe. Przez pierwsze dwa lata możemy korzystać z preferencyjnych stawek składek ZUS. Wartość składki należy każdorazowo sprawdzać w US.

Jeżeli zatrudniamy pracowników, również ich musimy zgłosić do ubezpieczenia na formularzach ZUA lub ZZA oraz opłacać za nich składki.

Koncepcja „jednego okienka”

Zgodnie z koncepcją tzw. „jednego okienka”, która funkcjonuje w Polsce od 31.03.2009r., większość formalności związanych z założeniem działalności gospodarczej, możemy „załatwić” obecnie w jednym miejscu. Znacznie upraszcza to procedurę rejestracyjną. Nie trzeba już osobno odwiedzać GUSu, ZUSu, US itd. Wystarczy jedna wizyta w Urzędzie Gminy/Miasta i złożenie jednego wniosku (EDG-1). W ten sposób wnioskujemy o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), nadanie lub aktualizację numeru NIP oraz dokonujemy zgłoszenia płatnika składek ZUS. Złożenie wniosku EDG-1 w Urzędzie Gminy jest zwolnione z opłat.

Wniosek EDG-1 jest jednak dosyć skomplikowany. Przesyłanie między urzędami dokumentów również trochę trwa. Często więc stara, sprawdzona ścieżka od okienka do okienka okazuje się być szybsza i mniej kłopotliwa.

Inne formalności

W zależności od rodzaju działalności jaką chcesz prowadzić, musisz sprawdzić czy nie potrzebujesz, np. koncesji, licencji czy zezwolenia. Zatrudniając pracowników, masz 30 dni od daty rozpoczęcia prowadzenie działalności, na poinformowanie o tym fakcie Państwową Inspekcję Pracy. W przeciągu dwóch tygodni musimy natomiast złożyć zawiadomienie do sanepidu.