Jak wybrać najlepszy program do fakturowania?
Mali przedsiębiorcy, którzy nie wystawiają wielu faktur, często trzymają się ręcznego wystawiania rachunków. Taki sposób wydaje im się przejrzysty i łatwiejszy do kontrolowania. Tymczasem samodzielne prowadzenie księgowości to niestety dość duże prawdopodobieństwo popełnienia niepotrzebnych błędów. Łatwo temu zaradzić kupując program do księgowości online.
Zła data, pomylony numer bieżący faktury, nieprawidłowy numer konta, dane kontrahenta lub własne to nie tylko opóźnienia w otrzymaniu zapłaty za wykonaną pracę czy usługę. Istotne są również konsekwencje ze strony Urzędu Skarbowego i związane z tym reperkusje natury prawno-finansowej. Przepisy nakładają na każdego, nawet najmniejszego przedsiębiorcę obowiązek właściwego wystawiania dokumentów księgowych. Przepisy wyjątkowo precyzyjnie określają sposób wystawiania faktur VAT.
Program do fakturowania – zalety
Programy do fakturowania dla małej firmy mają już zaprogramowane pola, które należy uzupełnić, automatycznie uzupełnia niektóre rubryki typu: data, numer bieżący faktury. Raz wprowadzone dane kontrahenta są zapisywane w bazie danych, więc ich odszukanie i ponownie umieszczenie na fakturze zajmuje dosłownie chwilę – wyjaśnia Tomasz Lesik z firmy Intaxo.
Oszczędność czasu i wygoda to przewaga programu do fakturowania nad własnoręcznym wypisywaniem faktur, bądź przekazywaniem dokumentów do księgowości do biura rachunkowego. Własna nawet mini księgowość online to faktura wystawiona nawet w dniu sprzedaży, co biorąc pod uwagę wszechobecne opóźnienia w realizacji płatności, przyspiesza realizację przelewu. Dzięki podpięciu programu do konta bankowego można też na bieżąco sprawdzać wpływy i szybciej reagować na przeterminowane należności. - Baza danych adresowych ułatwia też przygotowanie wezwań do zapłaty. W programie do fakturowania można też przygotować zamówienie, zlecenie transportu. - dodaje T. Lesik (intaxo.pl)
Program do fakturowania – dodatkowe funkcje
Podstawowe zalety programu do fakturowania to nie jedyne plusy korzystania z księgowości online. Możliwość wgrania własnego logo ułatwia identyfikację wizualną dokumentów. Praktycznym rozwiązaniem są również rubryki, gdzie można wpisać dodatkowe adresy i dane kontaktowe, numer konta wraz z adnotacją o konieczności regulowania terminowych płatności. Warto również skorzystać z funkcji okresowego wsparcia ze strony biura księgowego. Złącze API umożliwia podpięcie do systemu z zewnątrz bez konieczności fizycznego przekazywania wszystkich wystawionych dokumentów.
Licencje i opłaty
Instalacje programów do fakturowania obywają się często online. Po zakupie licencji otrzymuje się link do programu lub kod aktywujący, który trzeba wpisać po kliknięciu w polecenie Pobierz program. Przed zakupieniem konkretnego programu warto zwrócić uwagę na opłaty. Z reguły licencja jest ważna jeden rok. Po tym czasie należy uiścić kolejną opłatę, by otrzymać niezbędne aktualizacje i korzystać z nowych funkcji, jeśli program został rozbudowany. Część przedsiębiorców woli jednak pracować na starej wersji, bo podstawowa wersja programu posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności. Tu pojawia się dość istotna kwestia, czy brak przedłużenia umowy jedynie ogranicza korzystanie z programu do zakresu objętego wcześniejszą umową, czy zupełnie to uniemożliwia.
Programy księgowe dla małych firm nie są skomplikowane w obsłudze. Praca z programem do fakturowania jest w dużej mierze intuicyjna i wystarczy do niej podstawa znajomość obsługi komputera. Nie jest konieczna wiedza z zakresu księgowości. Wsparcie ze strony profesjonalnego księgowego jest wskazane przy klasyfikacji kosztów, wystawianiu rocznych zeznań podatkowych, czy miesięcznych zestawień do US. Na co dzień przy wystawianiu faktur VAT, zamówień, prowadzeniu bieżącej korespondencji związanej z realizacją płatności i ich monitorowaniu program do księgowości online jest praktycznym narzędziem, z którego może bez problemu korzystać każdy właściciel firmy oszczędzając czas i pieniądze, a także zyskując stałą kontrolę i nieograniczony dostęp do finansów własnej firmy.
Dodaj komentarz