Jak przygotować i poprowadzić inspirującą prezentację?

W środowisku zawodowym często zdarza się, że jesteśmy proszeni o zabranie głosu w sprawie, w której się specjalizujemy. Mówimy na zebraniach działu, na spotkaniach z kontrahentami, musimy opowiedzieć o planach wdrożenia nowego rozwiązania zarządowi, czy poprowadzić prezentację przed licznym audytorium. Nikt się nie rodzi dobrym mówcą, ale mówienia, w taki sposób, by nas słuchano można się nauczyć. Przy pomocy kilku wypróbowanych trików, możesz stać się wodzirejem spotkań, a słuchający będą tobą oczarowani.

1

Przygotowania
Musisz dobrze poznać grupę ludzi, do których będziesz mówić i dostosować do nich swój przekaz. Inaczej trzeba kierować się do kolegów na zebraniu, a inaczej do grupy informatyków, licealistów czy gospodyń domowych. Dowiedz się, kim są twoi słuchacze, czego chcieliby się dowiedzieć od ciebie, co wiedzą o temacie, który masz zamiar poruszyć i co powinni zapamiętać. Poznanie audytorium i wiedza o tym, co jest dla niego istotne, pozwoli ci tak zbudować swoją wypowiedź, by była interesująca.
Do przemówienia trzeba się starannie przygotować. Przygotowania należy rozpocząć na kilka dni przed wystąpieniem i dokonać powtórzenia na dzień przed. Najpierw wynotuj wszystkie kwestie, które chcesz omówić, po czym uporządkuj je w logiczną całość tworząc konstrukcję wypowiedzi. Nie pisz pełnych zdań, a tylko główne hasła, ponieważ istnieje ryzyko, że zaczniesz czytać z kartki, co nie wzbudzi przychylności słuchaczy. Używaj kolorowych długopisów i pisz czytelnie, żeby notatki były przejrzyste. Zanotuj cytaty, liczby, dane statystyczne, bo pamięć ludzka bywa zawodna i możesz przekręcić istotne informacje. Następnie przećwicz swoją wypowiedź. „Ćwiczenie wypowiedzi powinno trwać 4 razy dłużej niż będzie się je wygłaszać, tzn. gdy ma ona trwać 2 minuty, to należy się przygotowywać przez 8 minut.” – radzi Tomasz Oracz, trener z firmy szkoleniowej Door – Można poprosić swoich znajomych, aby odegrali rolę słuchaczy lub wykorzystać sprawdzoną metodą mówienia przed lustrem. Człowiek automatycznie nabiera odpowiedniej postawy, bo widzi, jak się prezentuje. Od razu się prostuje, uśmiecha się, aby nie wzięto go za ponuraka, przestaje nadmiernie gestykulować czy nieporadnie drapać się w głowę.”


2

Pokonaj stres
Niezależnie od tego, jak dobrze się przygotujesz, zawsze może dopaść cię stres. To naturalne, pomaga on zmobilizować się, ale gdy jest zbyt duży, może być sporą przeszkodą. Tuż przed spotkaniem dobrze jest znaleźć sobie na kilka minut miejsce, w którym nikt nie będzie przeszkadzał, wziąć kilka głębokich oddechów, co pozwala odprężyć się i dotlenić mózg. Dobrze jest powtórzyć sobie w myślach jakąś wybraną afirmację (np. jestem przygotowany i wszystko mam na swoim miejscu). Można też zjeść na ½ godziny przed wystąpieniem kawałek czekolady, bo zawarty w niej magnez wpływa pozytywnie na zdolność do koncentracji. „Nie należy pić kawy, bo choć z pewnością pobudza, to wysusza struny głosowe, co powoduje większy wysiłek przy mówieniu. – doradza Tomasz Oracz.
Należy upewnić się, czy nie sprawią nam zawodu znane ze swojej złośliwości rzeczy martwe. Jeśli będziesz używać rzutnika lub mikrofonu, sprawdź, czy działają. Zadbaj o odpowiednią temperaturę pomieszczenia, bo gdy będzie za zimno, słuchacze będą chcieli jak najszybciej z niego wyjść, a zbyt gorąco – staną się rozleniwieni. Kiedy stoisz przed audytorium i nadal się denerwujesz, weź głęboki oddech. „Znam osoby, które kłaniają się zanim zaczną mówić. Wywiera się wówczas nacisk na przeponę i łatwiej jest dotlenić organizm.” – mówi Tomasz Oracz.


3

Zbuduj swój autorytet
Pamiętaj, że jak cię widzą, tak cię piszą. Nie pozwól, by całe twoje wcześniejsze wysiłki poszły na marne, tylko dlatego, że twój wygląd nie jest spójny z tym, co mówisz. Gdy zamierzasz mówić o usługach finansowych oferowanych przez twoją firmę, załóż garnitur czy garsonkę, ale gdy reprezentujesz branżę rozrywkową możesz pozwolić sobie na ekstrawagancki image.
Bardzo ważna jest mowa ciała. Jeśli np. chcemy ludzi do czegoś przekonać, to nie spuszczajmy wzroku, lub nie siedźmy na brzegu krzesła ze ściśniętymi kolanami, bo wypadamy niewiarygodnie i mało przekonywująco. Przy małym audytorium, nie gestykulujmy zbyt obficie, bo to może wywołać dekoncentrację czy nawet agresję u słuchających. Zawsze dobrą metodą na zdobycie sympatii jest też uśmiech. Jeśli nie wiesz, co zrobić z rękami, trzymaj w nich długopis lub wskaźnik.
Mów głośno i wyraźnie, językiem takim, by był zrozumiany przez słuchaczy. Pewność w głosie daje już samo przygotowanie do wypowiedzi. Ważne, żeby starać się formułować, przynajmniej na początku, raczej krótkie zdania. Wówczas wyeliminujemy problem, że nie starczy nam oddechu i wypowiedź będzie zbyt cicha. To naturalny efekt, że osoby, które rzadko zabierają głos, nie potrafią właściwie gospodarować oddechem. Gdy wypowiadają dłuższe zdania, odnosi się wrażenie, że się niemalże duszą, a końcówki zdań praktycznie nie są słyszalne. Pamiętajmy też o szklance wody, która nawilżając, wpływa również na siłę głosu.


4

Zainteresuj słuchaczy
Zaczynając należy wzbudzić zainteresowanie, np. opowiadając żart, czy abstrakcyjną historyjkę, która będzie nawiązywać do tematu. Dobrze sprawdzają się kontrowersyjne tezy sformułowane w postaci pytań, na które odpowiemy podczas wystąpienia. W przypadku krótkich roboczych spotkań, gdy nie możemy sobie pozwolić na tracenie czasu, dobre jest przechodzenie od razu do rzeczy. Należy stosować odpowiednią intonację głosu, przed najważniejszymi kwestiami można zawiesić głos. „Często mówcy popełniają taki błąd, że boją się przerwać mówić, a to nie jest niczym złym, pozwala to zebrać myśli i np. zbudować napięcie. – mówi Tomasz Oracz. – Natomiast przerywając, lepiej unikać spoglądania w górę i/lub robienia kroków w tył. Takie zachowania niewerbalne mogą być odczytane przez audytorium jako nie wie, co powiedzieć (spoglądanie w górę) lub obawia się (cofanie). Zatem robiąc przerwę w wypowiedzi, zrób spokojny krok w przód i patrz na audytorium, w notatki lub lekko w dół (co zostanie odebrane jako przypominanie sobie faktów).”
Należy podawać konkretne informacje, większość ludzi nie lubi słuchać ogólników. Konieczne jest podtrzymywanie kontaktu wzrokowego ze słuchaczami. Niedopuszczalne jest zarówno utkwienie wzroku w jednej osobie, jak też na nielicznych wybrańcach. Dobrze jest posługiwać się przykładami, najlepiej takimi, których sami doświadczyliśmy, bo wówczas nikt ich nie podważy. Warto podeprzeć się slajdami prezentacji multimedialnej, a na mniejszych spotkaniach wykorzystać tablicę do rysowania lub notowania.
Istotne jest, aby na początku wystąpienia jasno określić zasady, np. powiedzieć: „jeśli będą Państwo mieli jakiekolwiek pytania, bardzo proszę o zadawanie ich po wystąpieniu”. Jeśli jednak pytania się pojawią, zastosujmy zasadę tzw. odroczenia, mówiąc: „Pod koniec spotkania z chęcią odpowiem na wszelkie pytania”.
Gdy grupa jest znudzona, można ją ożywić zadając jej pytania i włączając do dyskusji. Na nic zdadzą się twoje umiejętności, gdy słuchający są po posiłku. Wzrasta wtedy poziom cukru we krwi, który powoduje senność. Lepiej zrobić przerwę, niż mówić do osób, które najchętniej ucięłyby sobie drzemkę.


5

Zakończenie
Na koniec wypowiedzi podsumuj najważniejsze kwestie. Twoja wypowiedź nie może być zbyt długa. Lepiej pozostawić niedosyt niż się rozgadać i zanudzić słuchaczy. Trzeba zostawić czas na zadawanie pytań. Kiedy sesja pytań się przedłuża, zaproponuj: „Widzę, że zainteresował panią szczególnie ten temat, chętnie to wyjaśnię po naszym spotkaniu.”


6

7 grzechów głównych i jak do nich nie dopuścić

Bądź dobrze przygotowany do spotkania. Uczestnicy bardzo szybko dostrzegą braki w wypowiedzi.
Brak kontaktu wzrokowego z audytorium – osłabia to twój przekaz i stajesz się mniej wiarygodny.
Dopuszczanie do głosu podczas naszej wypowiedzi wprowadza często chaos oraz „wybija z rytmu”. Określ zasady na początku przemówienia i ewentualnie później się do nich odnieś.
Unikaj w wypowiedziach tego, czego nie jesteś pewien. Wypowiadając kontrowersyjną teorię lub posługując się niesprawdzonymi faktami, ryzykujesz, bo na sali może być ktoś, kto podważy twoje zdanie i wówczas twój autorytet legnie w gruzach.
Kiedy ktoś cię atakuje, naturalnym odruchem jest cofnięcie się, co osłabi twój autorytet. Daj krok wprzód patrząc na tę osobę, niekoniecznie od razu odpowiadając. Pokażesz, że się nie boisz i zbierasz myśli przed odpowiedzią.
Gdy ktoś zada pytanie, na które nie znasz odpowiedzi, nie brnij. Nie jest błędem przyznanie się, że czegoś nie wiesz. Podaj źródło, z którego pytający może się dowiedzieć więcej.
Gdy komuś zadzwoni telefon komórkowy i ta osoba go odbierze, ignoruj. Za drugim razem możesz dać taką osobę „na pożarcie” grupie, pytając: „co Państwo o tym sądzą?”

Autor: Ewelina Kitlińska
Źródło: http://kitlinska.pl


Przeczytaj teraz:

Dodaj komentarz

  1. Zaloguj się:
  1. 03.12.2009

Komentarze

ciekawe

Ostatnio zmieniony: 2013-02-27 21:03:54

Ojej, jakie to długieeeeeee.....

Ostatnio zmieniony: 2013-02-15 20:17:10

Bardzo treściwa ta porada:-) Znam wiele osób, które pomimo, iż znają zasady porawnej prezentacji i tak zawsze coś zawalą przez stres. Z tego powodu polecałbym dużo ćwiczyć przed lustrem:-)

Ostatnio zmieniony: 2011-03-25 08:10:38