Jak sprawić, aby każda rozmowa telefoniczna była skuteczna i efektywna?

Opis prowadzenia rozmów telefonicznych w celu pozyskania informacji, przekazania czytelnie informacji i uzyskania przychylności naszego rozmówcy. Kilka prostych wskazówek.

  • Telefon.
1

Jeśli inicjujesz rozmowę i znasz rozmówce.
Przed rozpoczęciem rozmowy wypunktuj sobie na kartce A4 w postaci mapy potencjalne zdania, których chcesz użyć w rozmowie oraz cele, które rozmową chcesz osiągnąć. Uśmiechaj się przez chwilę. Jeśli znasz przyszłego rozmówce przypomnij sobie istotne fakty z jego życia, jego sukcesy, które znasz lub, o których słyszałeś. Wybierz numer starając się myśleć o tym co za chwilę powiesz, nie daj się rozkojarzyć. Nie przechodź od razu do sedna sprawy tylko spróbuj odczytać stan emocjonalny osoby w słuchawce. Jeśli jest wzburzona lub zdenerwowana, przekieruj jej myśli na fakty lub spostrzeżenia nie istotne dla sedna sprawy, ale ważne dla twojego rozmówcy. Pozyskaj kilka potwierdzeń przytaknięć, dopiero wtedy przejdź stopniowo do sedna. Patrz na przygotowaną przez siebie mapę celów i stopniowo potwierdzaj uzyskanie lub odmowę informacji np. stawiając krzyżyki. Notuj od razu uzyskane dane, ale tak żeby nie zdradzić tej czynności. Nigdy nie naciskaj na rozmówce jeśli nie uzyskujesz oczekiwanej informacji poproś raczej o wskazanie kolejnego rozmówcy, który danej informacji mogłby udzielić. Zakończ rozmowę pozdrowieniami i podziękowaniami za przeprowadzoną rozmowę wyrażając uznanie jeśli informację otrzymałeś lub podano ci dalszą drogę działania.


2

Jeśli inicjujesz rozmowę i nie znasz w ogóle rozmówcy.
Podobnie jak powyżej warto przygotować listę celów rozmowy i kartkę do notatek. Nic bardziej nie irytuje współrozmówcy jak poszukiwanie przez ciebie miejsca do zapisek i przerywanie mu myśli. Przy rozmowie z kobietą staraj mówić łagodnie i równym tonem głosu. Nie zmieniaj zbyt często tempa. Jeśli rozmowa staje się bezcelowa i nie masz więcej argumentów, podejmij kroki w celu pozyskania danych o osobie, która może dysponować potrzebnymi informacjami. W żadnym razie nie dawaj nikomu do zrozumienia, że jest niekompetentny. Zapisane podczas połączenia nazwisko i stanowisko ułatwi ci odnoszenie się do osoby po nazwisku, raczej nie po imieniu. Dla bezpieczeństwa unikaj sprowadzenia rozmowy do poziomu flirtu lub zbytniego spoufalenia. Jeśli rozmówca narzeka, pozwól mu chwilę mówić i delikatnie zmień temat. Po zakończeniu rozmowy podziękuj i pochwal użyteczność przekazanych danych. Po odłożeniu słuchawki spróbuj przenieść pozyskane dane o osobie, z którą rozmawiałeś , aby móc je wykorzystać w ewentualnych kolejnych rozmowach z tą osobą.


3

Jeśli odbierzesz telefon i musisz komuś przekazać informacje.
Wysłuchaj początku rozmowy szczególnie uważnie i spróbuj zapamiętać lub zanotować dane osoby dzwoniącej. Twoje odpowiedzi muszą być krótkie i treściwe, ale nie lakoniczne. Jeśli rozmówca unika podania swoich danych, a masz podejrzenia, że udzielenie odpowiedzi może być dla ciebie niekorzystne, staraj się usłyszeć rodzaj emocji rozmówcy, wprowadzając wątek poboczny. Zdenerwowanie w głosie oznacza jakiś fortel lub ukryte motywy prowadzenia rozmowy. Wówczas możesz udzielić odpowiedzi wymijających lub sprzecznych. Nie urywaj dyskusji, jeśli nie potrafisz udzielić odpowiedniej odpowiedzi, zaznacz to wyczekująco ten fakt. Jeśli osoba będzie wymagać od ciebie wskazania osoby posiadającej odpowiednią wiedzę , możesz to zrobić pod warunkiem, że wiesz, iż kolejny rozmówca będzie chętny do pomocy. Staraj się wiernie podać dane kolejnego rozmówcy, gdyż inaczej osoba, która raz do ciebie zadzwoniła niechybnie będzie cię nękać dalszymi telefonami. Jeśli rozmówca kończy rozmowę pozdrowieniami, natychmiast im zawtóruj. Jeśli Cię chwali za pomoc, spróbuj delikatnie umniejszyć swoją rolę i bądź skromny. Taka reakcja w przyszłości ułatwi kolejne kontakty z rozmówcą. Po skończonej rozmowie, jeśli masz wrażenie, że rozmówca może być dla ciebie istotny koniecznie przenieś pobierze notatki do notatnika wraz w wyrywkowymi uwagami na temat pobocznych informacji, jakie rozmówca zawarł w swoich zapytaniach. Punkty takie możesz wykorzystać wtedy, gdy to ty będziesz inicjował rozmowę.


4

Uwagi i spostrzeżenia

  • Uoagolnione zasady efektywnego wykorzystania czasu połączenia telefonicznego. Tanio, szybko nie zawsze znaczy efektywnie.


Przeczytaj teraz:

  1. Darek Rogowski

Dodaj komentarz

  1. Zaloguj się:
  1. 09.02.2011

Komentarze

Ciekawa porada

Ostatnio zmieniony: 2013-02-17 11:41:42

świetne rady

Ostatnio zmieniony: 2013-01-22 10:16:58

dobre spostrzeżenia

Ostatnio zmieniony: 2012-11-11 16:05:48

Bardzo fajne wskazówki.

Ostatnio zmieniony: 2012-09-24 23:13:19

Bardzo szczegółowa porada.

Ostatnio zmieniony: 2012-03-30 21:17:42

Dobra porada, można powiedzieć, że taka trochę dla zakochanych chłopaków, którzy dzwonią do dziewczyny i nie wiedzą o czym rozmawiać ;)

Ostatnio zmieniony: 2011-04-04 19:24:15

Wyczerpująco. Przyda się tym, którzy pracują rozmawiając przez telefon.

Ostatnio zmieniony: 2011-03-18 08:44:41

Bardzo ciekawa i rzeczowa porada jdsoul. Niby rozmowa to kilka chwil, ale rzeczywiście warto sprawić by te kilka minut było naprawdę owocne i przyjemne dla obu stron. :-) Gratuluję pomysłu.

Ostatnio zmieniony: 2011-02-22 15:57:37

Proszę, ile można napisać na temat, jak rozmawiać przez telefon. Niby tylko mamy powiedzieć parę zdań, a może, aż parę. To ciągła nauka efektywnej rozmowy i każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie.

Ostatnio zmieniony: 2011-02-15 20:03:38