Księga podatkowa, składa się z 16 rubryk. Każda z tych rubryk jest przeznaczona do konkretnego zapisu operacji. Błędne zapisy skutkują nie tylko nieprawidłowym wyliczeniem kwoty podatku. To również późniejsze problemy z rozliczeniem remanentu, zakupów i wysokości obrotu. Ustawa zobowiązuje nas do rejestracji operacji w momencie ich wykonania. Nie możemy zatem dokonywać zapisów raz w tygodniu, czy kiedy nam wygodnie. Ustawa dopuszcza jedynie jednorazowe księgowanie wszystkich operacji, jeżeli nasze dokumenty prowadzi biuro rachunkowe. W tym przypadku, jeśli nie posiadamy jeszcze kasy fiskalnej, musimy w miejscu wykonywania działalności, prowadzić na bieżąco zeszyt utargów. Brak takiego zeszytu, lub nierzetelne prowadzenie skutkuje, w razie kontroli, mandatem.

Rubryki od 1 – 6 to pozycje opisowe zdarzenia gospodarczego. Każdą operację numerujemy w cyklach miesięcznych. Na zamknięcie miesiąca liczba operacji musi zgadzać się z dokumentami źródłowymi. Wpisujemy datę zdarzenia i numer dowodu księgowego. Dowodem księgowy mogą być nie tylko faktury VAT. To również faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne – tworzone np. na udokumentowanie kosztów bankowych, czy pocztowych, ewidencja przebiegu pojazdu, czy warunkowo, paragony, na udokumentowanie drobnych kosztów.

W pozycji 6 opisujemy krótko charakter zdarzenia gospodarczego, czyli opisujemy koszt, zakup do celów sprzedaży (zakup towarów handlowych, materiałów, potrzebnych do wykonania usługi, lub towaru)

Pozycje od 7-13 służą do zapisu kwot operacji. Jeśli jesteśmy podatnikami VAT, w rubryczki wpisujemy kwoty netto z faktury. Jeśli nie jesteśmy vatowcami, wpisujemy kwoty brutto. Jeżeli zdarzy się nam konieczność ujęcia w księdze paragonu fiskalnego, pamiętajmy, że zawsze wpisujemy kwotę brutto poniesionego wydatku. Nie możemy też dokumentować, za pomocą paragonów, zakupów towarowych, czy materiałów do produkcji, lub usług

Koszty uboczne zakupu, to koszty, jakie ponosimy przy okazji zakupu towarów i materiałów, do dalszej sprzedaży. Koszty uboczne zakupu wpisujemy do kolumny 11 księgi. Do nich należą przede wszystkim koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

W kolumnie 12, wpisujemy wszelkie wynagrodzenia dla pracowników, zarówno na podstawie listy płac, jak i rachunków z tytułu umowy zlecenia, o dzieło itp. W tej pozycji wpisujemy kwotę, która stanowi nasz koszt zatrudnienia pracownika – a więc będzie to wysokość wynagrodzenia plus koszty ubezpieczeń, jakie ponosimy. Nie doliczamy tutaj kwoty ubezpieczeń, które są potrącane od pracownika.

Kolumna 13 – to miejsce na umieszczenie wszystkich, pozostałych kosztów, dotyczących prowadzonej działalności. Tutaj umieszczamy koszty remontowe, opłaty bankowe, pocztowe, wydatki na paliwo, ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli używamy samochodu prywatnego, koszty polis ubezpieczeniowych i wszystkie inne wydatki, które możemy ponieść. Tutaj dokumentami księgowymi mogą być zarówno faktury, jak i rachunki, paragony, dowody wewnętrzne itp. Pamiętajmy jednak, że wszystkie, wykazane tu wydatki, muszą być ściśle powiązane z prowadzeniem działalności.

Księgowane dokumenty, powinny być wpięte do teczki, narastająco. Dla ułatwienia, powinniśmy każdy dokument zadekretować, czyli wpisać numer kolumny księgi, w której zapis został dokonany, oraz numer operacji i miesiąc. Tak przygotowane dokumenty, wraz z księgą, są niezbędne dla wszelkich kontroli podatkowych.

W pozycji 14 sumujemy wszystkie wydatki - koszty wynagrodzeń i pozostałe wydatki. Rubryka z uwagami, to miejsce na umieszczenie zapisów, dotyczących poszczególnych operacji, lub miejsce na wpisy kontroli podatkowej.

Rubryki podsumowujemy w trzech pozycjach.
· Suma strony – każdą kolumnę na stronie podliczamy i wpisujemy odpowiednie kwoty
· Przeniesienie z poprzedniej strony – wpisujemy kwoty podsumowania z poprzedniej strony
· Razem od początku roku – sumujemy dwie poprzednie pozycje dla każdej kolumny.
Ewidencję podatkową prowadzimy narastająco, od początku roku. Tak też wyliczamy podatek dochodowy. Pamiętajmy, że nierzetelne prowadzenie dokumentacji, może nas sporo kosztować.