Jak zorganizować imprezę/koncert klubowy?

Porada dotycząca organizowania imprez klubowych i "studenckich" - informacje pisane w oparciu o Wrocław, ale z bardzo dużym prawdopodobieństwem wygląda to podobnie w innych większych miastach.

1

Rozpocznij przygotowania z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem (dotyczy to głównie rezerwacji lokalu).Często czwartki są pozajmowane, a gdy jest to Twoja pierwsza impreza/koncert, najprawdopodobniej nikt nie zgodzi się na piątek/sobotę.


2

Zastanów się, co dokładnie chcesz zrobić: koncert? imprezę klubową - w jakim stylu/klimacie? kto będzie jej odbiorcą? czy planujesz jakieś dodatkowe atrakcje, np. konkursy z nagrodami? jak planujesz ją promować i dotrzeć do potencjalnych klientów? ile będzie Cię kosztować promocja? nagłośnienie? honorarium dla zespołu? ilu osób możesz się spodziewać? przy jakiej ilości osób osiągniesz zyski? przy jakiej ilości osób wyjdziesz na zero?


3

Udaj się do właściciela lub managera lokalu. Właściciele są dosyć często dostępni rano lub do południa, managerowie wieczorem i w nocy w tygodniu (zależy od wielkości lokalu), w najbardziej oblegane dni (czwartki, piątki i soboty) jest największe prawdopodobieństwo spotkania osoby decyzyjnej. Oczywiście wcześniej możesz zadzwonić, ale czasami zdarza się, że ciężko jest znaleźć stronę klubu lub właściwy numer telefonu.


4

Porozmawiaj z managerem lub właścicielem - opowiedz o imprezie/koncercie, spróbuj go zaciekawić, z doświadczenia wiem, że najczęściej jest zgoda na organizację i nawiązanie współpracy. Uzgodnijcie szczegóły. To, na co należy zwrócić uwagę:
- może się okazać, że managerowie będą chcieli udostępnić lokal, ale płatnie + w takiej sytuacji należy zdecydowanie odmówić: organizujesz wydarzenie, promujesz, sprowadzasz osoby do klubu, które wydają pieniądze i generują obrót, uatrakcyjniasz wieczór, więc dlaczego masz za to płacić?
- zwróć uwagę na to, co udostępnia lokal (szczególnie chodzi o nagłośnienie), jeżeli będziesz musiał wynająć dodatkowo nagłośnienie i sprzęt (chodzi o koncerty), może to kosztować 1-2,5 tys., co stanowi dosyć poważne obciążenie w stosunku do przychodów z imprezy. Najczęściej kluby posiadają dużą część potrzebnego sprzętu i/lub mają zniżki na wynajem
- uzgodnijcie wynagrodzenieł najczęściej spotykane to: możliwość wystawienia "bramki" (opłat za wstęp) z której całość idzie dla Ciebie, procent z baru, rzadziej spotykane to po prostu wynagrodzenie za organizację określoną kwotą.
- może uda Ci się wynegocjować jakąś pulę darmowych piw do rozdania w konkursach (jeśli takie planujesz)
- zapytaj się od razu o możliwość zawieszenia lub ustawienia bannerów/rollupów firm, które będą sponsorować wydarzenie
- zapytaj się też o możliwość wsparcia promocyjnego (umieszczenie informacji o imprezie na stronie klubu, umieszczenie plakatów/ulotek przed lub w klubie na kilka dni przed wydarzeniem, dodanie informacji o wydarzeniu na profilach n-k lub facebooka, jeżeli klub takie posiada)


5

Przygotuj ofertę dla potencjalnych sponsorów zawierającą opis wydarzenia, termin, grupę do której jest skierowane, to co możesz zaoferować, np. logotyp na plakacie, umieszczenie bannera na sali, umieszczenie informacji o sponsorze na stronach, na których będziesz promował wydarzenie. Zadzwoń do działu marketingu i zapytaj się o wsparcie imprezy. Jest raczej bardzo mało prawdopodobne, żebyś dostał gotówkę, ale stosunkowo łatwo jest otrzymać barter, tzn. Ty oferujesz świadczenia promocyjne, natomiast otrzymujesz towar lub usługę. Proponuję skontaktować się i spróbować wynegocjować karety na basen, wejściówki do kina, wejściówki na paintballa, karnety na taniec, siłownie, solarium - generalnie wejściówki lub usługi.


6

Zajmij się promocją wydarzenia, możesz np.:
- skontaktować się z mediami studenckimi lub portalami i zapytać, czy możesz przesłać, a oni mogą umieścić informacje o wydarzeniu
- promować się przed w klubie (patrz krok 4.)
- informować swoich znajomych
- przygotować i poumieszczać plakaty, czasami zdarza się, że za wejście, część wynegocjowanych nagród lub tzw. flaszkę jakiś początkujący grafik zrobi projekt plakatu, bo potrzebuje do portfolio, wydruk można zlecić już za około 350 zł za 500 szt. A3 w kolorze.
- jeżeli jest to koncert, najprawdopodobniej część ludzi zostanie zaproszona przez wykonawców.


7

W dniu imprezy przyjdź wcześniej, postaw osobę na bramce, umieść rollupy, bannery od sponsorów. Zrób kilka zdjęć. Dopilnuj, żeby konkursy się odbyły.


8

Po imprezie rozlicz się z klubem, bardzo wskazane jest również przesłanie podsumowania ze zdjęciami do klubu.


Przeczytaj teraz:

  1. Dawid Kowalski Dawid Kowalski

Dodaj komentarz

  1. Zaloguj się:
  1. 20.11.2010

Komentarze

Fajne

Ostatnio zmieniony: 2013-02-25 20:35:02

ok

Ostatnio zmieniony: 2013-02-21 22:09:58

świetna rada

Ostatnio zmieniony: 2013-01-24 11:27:27

Bardzo ciekawa porada, nietuzinkowa rzekłbym :)

Ostatnio zmieniony: 2013-01-18 15:52:45

Polecam również organizowania imprez ze znajomym co dwie głowy to nie jedna:)

Ostatnio zmieniony: 2012-12-20 11:13:48