Jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Mimo, że większość z nas od dawna już korzysta z komputerów i programów księgujących, do prawidłowego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), niezbędna jest podstawowa wiedza. Żaden bowiem program komputerowy nie oceni, czy wpisywane przez nas kwoty znalazły się we właściwych rubryczkach. Zanim więc rozpoczniemy przygodę z rozliczaniem podatków, zapoznajmy się z podstawowymi zasadami dokonywania zapisów w księdze.

1

Księga podatkowa, składa się z 16 rubryk. Każda z tych rubryk jest przeznaczona do konkretnego zapisu operacji. Błędne zapisy skutkują nie tylko nieprawidłowym wyliczeniem kwoty podatku. To również późniejsze problemy z rozliczeniem remanentu, zakupów i wysokości obrotu. Ustawa zobowiązuje nas do rejestracji operacji w momencie ich wykonania. Nie możemy zatem dokonywać zapisów raz w tygodniu, czy kiedy nam wygodnie. Ustawa dopuszcza jedynie jednorazowe księgowanie wszystkich operacji, jeżeli nasze dokumenty prowadzi biuro rachunkowe. W tym przypadku, jeśli nie posiadamy jeszcze kasy fiskalnej, musimy w miejscu wykonywania działalności, prowadzić na bieżąco zeszyt utargów. Brak takiego zeszytu, lub nierzetelne prowadzenie skutkuje, w razie kontroli, mandatem.


2

Rubryki od 1 – 6 to pozycje opisowe zdarzenia gospodarczego. Każdą operację numerujemy w cyklach miesięcznych. Na zamknięcie miesiąca liczba operacji musi zgadzać się z dokumentami źródłowymi. Wpisujemy datę zdarzenia i numer dowodu księgowego. Dowodem księgowy mogą być nie tylko faktury VAT. To również faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne – tworzone np. na udokumentowanie kosztów bankowych, czy pocztowych, ewidencja przebiegu pojazdu, czy warunkowo, paragony, na udokumentowanie drobnych kosztów.


3

W pozycji 6 opisujemy krótko charakter zdarzenia gospodarczego, czyli opisujemy koszt, zakup do celów sprzedaży (zakup towarów handlowych, materiałów, potrzebnych do wykonania usługi, lub towaru)


4

Pozycje od 7-13 służą do zapisu kwot operacji. Jeśli jesteśmy podatnikami VAT, w rubryczki wpisujemy kwoty netto z faktury. Jeśli nie jesteśmy vatowcami, wpisujemy kwoty brutto. Jeżeli zdarzy się nam konieczność ujęcia w księdze paragonu fiskalnego, pamiętajmy, że zawsze wpisujemy kwotę brutto poniesionego wydatku. Nie możemy też dokumentować, za pomocą paragonów, zakupów towarowych, czy materiałów do produkcji, lub usług


5

Koszty uboczne zakupu, to koszty, jakie ponosimy przy okazji zakupu towarów i materiałów, do dalszej sprzedaży. Koszty uboczne zakupu wpisujemy do kolumny 11 księgi. Do nich należą przede wszystkim koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.


6

W kolumnie 12, wpisujemy wszelkie wynagrodzenia dla pracowników, zarówno na podstawie listy płac, jak i rachunków z tytułu umowy zlecenia, o dzieło itp. W tej pozycji wpisujemy kwotę, która stanowi nasz koszt zatrudnienia pracownika – a więc będzie to wysokość wynagrodzenia plus koszty ubezpieczeń, jakie ponosimy. Nie doliczamy tutaj kwoty ubezpieczeń, które są potrącane od pracownika.


7

Kolumna 13 – to miejsce na umieszczenie wszystkich, pozostałych kosztów, dotyczących prowadzonej działalności. Tutaj umieszczamy koszty remontowe, opłaty bankowe, pocztowe, wydatki na paliwo, ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli używamy samochodu prywatnego, koszty polis ubezpieczeniowych i wszystkie inne wydatki, które możemy ponieść. Tutaj dokumentami księgowymi mogą być zarówno faktury, jak i rachunki, paragony, dowody wewnętrzne itp. Pamiętajmy jednak, że wszystkie, wykazane tu wydatki, muszą być ściśle powiązane z prowadzeniem działalności.


8

Księgowane dokumenty, powinny być wpięte do teczki, narastająco. Dla ułatwienia, powinniśmy każdy dokument zadekretować, czyli wpisać numer kolumny księgi, w której zapis został dokonany, oraz numer operacji i miesiąc. Tak przygotowane dokumenty, wraz z księgą, są niezbędne dla wszelkich kontroli podatkowych.


9

W pozycji 14 sumujemy wszystkie wydatki - koszty wynagrodzeń i pozostałe wydatki. Rubryka z uwagami, to miejsce na umieszczenie zapisów, dotyczących poszczególnych operacji, lub miejsce na wpisy kontroli podatkowej.


10

Rubryki podsumowujemy w trzech pozycjach.

  • Suma strony – każdą kolumnę na stronie podliczamy i wpisujemy odpowiednie kwoty

  • Przeniesienie z poprzedniej strony – wpisujemy kwoty podsumowania z poprzedniej strony

  • Razem od początku roku – sumujemy dwie poprzednie pozycje dla każdej kolumny.
    Ewidencję podatkową prowadzimy narastająco, od początku roku. Tak też wyliczamy podatek dochodowy. Pamiętajmy, że nierzetelne prowadzenie dokumentacji, może nas sporo kosztować.


Przeczytaj teraz:

Galeria

zdjęcie
  1. Autor Zaradni.plAutor Zaradni.pl

Dodaj komentarz

  1. Zaloguj się:
    1. 28.08.2009

    Komentarze

    super porada, bardzo przydatna

    Ostatnio zmieniony: 2013-02-15 15:47:21

    pokazałam mężowi- bo musi to prowadzić..

    Ostatnio zmieniony: 2013-01-31 11:39:24

    Interesująca i pożyteczna porada. Pozdrawiam!

    Ostatnio zmieniony: 2012-05-29 21:02:33

    Mozesz sięgnąc po programy do prowadznei kpir
    jakiś czas korzystałem z jednego i sobie chwalę a trochę tego na rynku jest :|D

    Ostatnio zmieniony: 2012-05-13 00:32:49

    Przyda się wszystkim samoukom, którzy nie chcą płacić za usługi księgowe. Dla nich 5 za ambicję:-) Super porada!

    Ostatnio zmieniony: 2011-03-25 08:14:10

    Ohhh wielkie dzięki ! Właśnie tego szukałem!

    Ostatnio zmieniony: 2010-11-29 00:32:07